Règlements de l'Association du lac Tomcod


Révisé le 13 juin 2018


RÈGLEMENT GÉNÉRAL


1 - SIÈGE SOCIAL
     Le siège social de la corporation est établi à St-François-Xavier-de-Brompton, Québec et à tel endroit à  St-François-Xavier-de-Brompton que les membres de la corporation pourront déterminer de temps à autre.
2 - Sceau
Le sceau, est adopté et reconnu comme le sceau de la corporation
3- Fins
Les fins pour lesquels la corporation est constituée sont les suivantes :
1 Élaborer et offrir des programmes favorisant la protection, la préservation et la réhabilitation du petit lac St-François (Tomcod)
                 2.Protéger l’Environnement pour l’intérêt public en aménageant des sentiers pédestres,   de parcs autour du lac afin de permettre au public d’accéder, d’observe et d’apprécier le site dans le respect de la faune et de la flore.
4 - MEMBRES
      Peut être membre de la corporation  , toute personne désirant soutenir l'action de l'Association du lac Tomcod. Cependant, seul un membre résident de la Municipalité de Saint-François-Xavier de Brompton peut faire partie du conseil d'administration de l'organisme.

5 - CONTRIBUTIONS
      Les contributions qui devront être versées à la corporation par ses membres, seront établies selon les besoins de la corporation par les membres et seront payables aux périodes qui seront de temps à autre déterminées par résolution des membres lors de l'assemblée générale annuelle. pour 2013,  la contribution annuelle s'élève à $25.00

6 - MEMBRES EN RÈGLE ET CARTE DE MEMBRE
     Un membre en règle est celui qui paie dans le délai prévu à cette fin le montant de la cotisation établie par les membres de la corporation. Une (1) carte de membre sera remise lors de l'acquittement de cette cotisation  ainsi qu'un reçu officiel signé par un membre du conseil d'administration.

7 - CONSEIL D'ADMINISTRATION
     Seul un membre en règle peut accéder aux postes du conseil d'administration de la corporation, ainsi que dans différents comités s'y rattachant. Le conjoint du membre est éligible au conseil d'administration avec droit de proposer, seconder et voter et ceci même si le membre est lui aussi au sein du conseil d'administration de la corporation.

7.1 Les affaires de la corporation seront administrées par le conseil d'administration de 9 membres :
(1) Président
(1) Vice-président
(1) Secrétaire trésorier
(4) Directeurs

Note : Deux personnes conseillères nommées annuellement par le Conseil municipal sont acceptées par l'assemblée générale des membres de la corporation lors de la tenue de l'élection du conseil d'administration. Ces personnes ont le droit de parole, mais n’ont pas le droit de faire des propositions ni le droit de vote. Lorsque le conseil nommera qu’un représentant pour siéger sur le comité, l’association élira un 5e directeur pour un terme de 2 ans.
7.2 Les membres du conseil d'administration se réuniront obligatoirement trois (3) fois au cours de l'année. D'autres réunions seront convoquées au besoin durant la même période.
7.3 Les membres du conseil d'administration et des comités s'y rattachant ne seront pas rémunérés pour leurs services comme tels.
7.4 Cesse de faire parti du conseil d'administration et d'occuper sa fonction, tout membre :
A) qui offre, par écrit, sa démission aux membres du conseil d'administration, à l'attention du secrétaire trésorier, à compter du moment où ceux-ci l'acceptent par résolution;
B) qui cesse de posséder les qualifications requises (voir article no. 4);
C) qui manque plus de 2 assemblées sans raisons motivées;
D) qui, selon le conseil d'administration, devient inapte à remplir sa fonction adéquatement et ou va à l'encontre des objectifs fixés par l'association.

8 - VACANCE

      Si les fonctions de l'un quelconque des membres du conseil d'administration deviennent vacantes par suite de résignation ou de toute autre cause quelconque, les membres du conseil d'administration, par résolution, pourront élire ou nommer une autre personne qualifiée pour remplir cette vacance et ce nouveau membre du conseil d'administration restera en fonction pour la durée non écoulée du terme d'office de l'officier ainsi remplacé.

9 - ÉLECTIONS
     Le terme d'office est de deux ans pour tous les officiers soit, le président, vice-président, secrétaire trésorier et directeurs. Par contre, les postes de président, de premier directeur et de troisième directeur sont élus dans les années paires, tandis que les postes de vice-président, de secrétaire trésorier, de deuxième directeur et de quatrième directeur sont élus dans les années impaires. C'est la date de l'assemblée qui détermine si l'année est paire ou impaire.

On procédera à cette élection de la façon suivante :
A) Pour les années paires :
    1. L'assemblée, lors d'un premier tour de scrutin; à la majorité simple, élire le président.
    2. L'assemblée, lors d'un deuxième tour de scrutin; à la majorité simple, élire le premier directeur .
    3. L'assemblée, lors d'un troisième tour de scrutin; à la majorité simple, élire le troisième directeur .
    4. L'assemblée, lors d'un quatrième tour de scrutin; à la majorité simple, élire le cinquième directeur.

B) Pour les années impaires :
    1. L'assemblée, lors d'un premier tour de scrutin; à la majorité simple, élire le vice-président.
    2. L'assemblée, lors d'un deuxième tour de scrutin; à la majorité simple, élire le(la) secrétaire trésorier(e).
    3. L'assemblée, lors d'un troisième tour de scrutin; à la majorité simple, élire le deuxième directeur.
    4. L'assemblée, lors d'un quatrième tour de scrutin; à la majorité simple, élire le quatrième directeur.

10 - AVIS DE CONVOCATION, ASSEMBLÉES RÉGULIÈRES ET SPÉCIALES DU CONSEIL D'ADMINISTRATION
1. L'avis de convocation d'assemblées régulières du conseil d'administration sera de régie interne, selon entente entre les membres.
2. L'avis de convocation d'assemblées spéciales du conseil d'administration peut être verbal. Le délai de convocation, par l'un au l'autre de ses membres, sera d'au moins vingt-quatre (24) heures et ce, suite à l'approbation du président.

11 - QUORUM OU VOTE
         Une majorité de (5) des membres du conseil d'administration devra être présente à chaque assemblée pour constituer le quorum requis pour l'assemblée. Toutes les questions soumises seront décidées à la majorité simple des voix, chaque membre ayant droit à un seul vote.

12 - RÔLE DU PRÉSIDENT
     Le président est l'officier en chef de la corporation. Il préside toutes les assemblées du conseil d'administration et des membres. Il voit à l'exécution des décisions du conseil d'administration, signe tous les documents requérant sa signature et remplit tous les devoirs inhérents à sa charge, de même qu'il exerce tous les devoirs qui pourront de temps à autre lui être attribués par le conseil d'administration de la corporation.

13 - RÔLE DU VICE-PRÉSIDENT
     En cas d'absence ou d'incapacité d'agir du président, le vice-président le remplace et en exerce tous les pouvoirs et toutes les fonctions.

14 - RÔLE DU SECRÉTAIRE
     Il assiste à toutes les assemblées des membres du conseil d'administration, rédige les procès-verbaux et établit l'ordre du jour de concert avec le président. Il remplit toutes les autres fonctions qui lui sont attribuées par les présents règlements ou par le conseil d'administration. Il a la garde du sceau de la corporation, du livre des procès-verbaux et de tous les autres registres corporatifs.

15 - RÔLE DU TRÉSORIER
     Il a la charge et la garde des fonds de la corporation et des livres de la comptabilité. Il tient un relevé précis des biens et dettes et des recettes et des déboursés de la corporation dans un ou des livres appropriés à cette fin. Il dépose dans une institution financière déterminée par les membres, les deniers de la corporation.
La même personne peut cumuler les fonctions de secrétaire et de trésorier et dans ce cas pourra être désignée sous le nom de secrétaire trésorier.

16 - COMITÉS
     Le conseil d'administration peut former des comités s'il le juge nécessaire.

17 - ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE
     L'assemblée générale annuelle des membres de la corporation aura lieu à la date que le conseil d'administration fixera chaque année mais avant l'expiration des trois (3) mois suivant la fin de la dernière année fiscale de la corporation.

18 - ORDRE DU JOUR DE L'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE

1. Mot du président;
2. Nomination d'un président d'élection;
3. Nomination d'un secrétaire d'élection;
4. Présentation des lettres de créances;
5. Appel des membres;
6. Lecture et adoption de l'ordre du jour;
7. Lecture et adoption du procès-verbal de la dernière assemblée générale annuelle; 
8. Rapport des officiers;
9. Nomination des vérificateurs;
10. Cotisation annuelle;
11. Étude, ratification et adoption des amendements à la constitution et aux règlements;
12. Élection des officiers;
13. Varia;
14. Levée de l'assemblée.

19 - PROCÉDURES D'ASSEMBLÉES GÉNÉRALES

      Les assemblées générales des membres sont présidées par le président d'assemblée. Le président de toute assemblée des membres est le maître des procédures. La procédure des assemblées sera déterminée par le code Morin et dans les cas douteux et non déterminés, le président d'assemblée sera le seul maître de la procédure à suivre.

20 - ASSEMBLÉES GÉNÉRALES RÉGULIÈRES
     S'il le juge nécessaire, le président ou le conseil d'administration pourra convoquer la tenue des assemblées générales régulières et seront tenues à un endroit désigné par ceux-ci.

21 - ASSEMBLÉES GÉNÉRALES SPÉCIALES
     Si les circonstances l'exigent, toutes assemblées générales spéciales des membres peuvent être convoquées par le président ou le conseil d'administration et seront tenues à un endroit désigné par ceux-ci.
     De plus, sur réquisition écrite, signée par au moins sept (7) membres en règle, spécifiant le but et les objets de la demande d'une assemblée générale spéciale des membres, le secrétaire trésorier sera tenu de convoquer une telle assemblée, et cela dans les huit (8) jours suivant la réception de la demande. À défaut par le secrétaire de convoquer cette assemblée dans le délai stipulé, à moins d'en avoir avisé par écrit les signataires de la raison du retard, celle-ci pourra être convoquée par les signataires eux-mêmes de la demande écrite.

22 - AVIS DE CONVOCATION DE L'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE
     L'assemblée générale annuelle des membres de la corporation pourra être convoquée par le conseil d'administration par les moyens suivants :
A) Par un avis écrit envoyé ou remis en main propre à chaque membre de la corporation;
B) Par les journaux : local ou régional et ou la radio;
C) Par tout autre moyen qui pourra selon les circonstances être décidé par le conseil d'administration de la corporation.

23 - QUORUM
     Dix (10) membres en règle, présents en personne, constitueront un quorum suffisant pour toute assemblée générale ou générale spéciale des membres. Aucune affaire ne sera transigée à une telle assemblée à moins que le quorum requis soit présent dès l'ouverture de l'assemblée.

24 - VOTE
     À toutes assemblées des membres de la corporation, chaque membre a droit à un seul vote. Les votes par procuration ne sont pas valides. À toutes assemblées, les voix se prennent par vote ouvert, ou, si tel est le désir d'au moins un (1) membre, par scrutin secret. Les questions soumises sont décidées à la majorité des voix des membres présents. Au cas d'égalité des voix, le président vote.

25 - ANNÉE FINANCIÈRE
     L'exercice financier de la corporation se terminera le 30 avril de chaque année. Les états financiers qui seront présentés à l'assemblée générale annuelle seront les états financiers au 30 avril et seront adoptés par les membres d'une telle assemblée.

26 - LIVRES DE COMPTABILITÉ
      Le conseil d'administration fera tenir par le secrétaire trésorier de la corporation ou sous son contrôle, un ou des livres de comptabilité dans lequel ou lesquels seront inscrits tous les fonds reçus ou déboursés par la corporation, tous les biens détenus par la corporation et toutes ses dettes ou obligations de même que toutes autres transactions financières de la corporation. Ce livre ou ces livres seront tenus au siège social de la corporation et seront ouverts en tout temps à l'examen des membres après entente avec le secrétaire trésorier.

27 - VÉRIFICATION
     Les livres et états financiers de la corporation seront vérifiés chaque année, aussitôt que possible après l'expiration de chaque exercice financier, par deux (2) membres externes au conseil d'administration nommés à cette fin lors de l'assemblée générale annuelle des membres. Par la suite, ces derniers devront présenter leur rapport au conseil d'administration.

28 - EFFETS BANCAIRES
     Tous les chèques, billets et autres effets bancaires de la corporation seront signés par le président et par le secrétaire trésorier.

29 - CONTRATS
     Les contrats et autres documents requérant la signature de la corporation seront au préalable approuvés par le conseil d'administration et les membres, sur telle approbation seront signés par le président et par le secrétaire trésorier.

30 - DÉBOURSÉS
     Tous les déboursés de la corporation devront être payés par chèque ou par la petite caisse et devront être approuvés par le conseil d'administration.

31 - ÉTAT DE COMPTES
     Un état de compte doit être rempli avant de payer par chèque les déboursés de la corporation et le paiement doit être autorisé par le président ou par le secrétaire trésorier.

Note : Le président ou le secrétaire trésorier ne peuvent autoriser leur propre état de compte.


32 -DISSOLUTION
En cas de liquidation ou de distribution des biens de la corporation, et après l’acquittement de toutes les dettes et obligations, la totalité des biens restants sera dévolue à un ou des organismes de bienfaisance enregistrés conformément à la loi de l’impôt sur le revenu (Canada)
33-MODIFICATIONS AU PRÉSENT RÈGLEMENT
       Le présent règlement ne pourra être modifié que par les deux tiers (2/3) des membres présents à une assemblée générale annuelle.Toute proposition aux textes et règlements généraux doit se faire par écrit au conseil d'administration de l'association au moins 30 jours avant la date de la tenue de l'assemblée générale annuelle et recevoir l'appui des membres présents ayant droit de vote à cette assemblée, pour que tout changement soit accepté. Le texte des amendements proposés sera disponible au siège social de l'association.